0629「イベント主催時に気をつけていること〜企画編〜」
いつもより仕事が20分早く終わってルンルンなのでいつもより真面目さ20%増しで書いていこうと思います✋
今回はわたしがにじいろ学校でイベント主催を初めて5年間で得た知識を大放出していこうかなぁと思います( ˙꒳˙ )
「セクマイに関するイベントやオフ会などを主催してみたい！」と思っている方の参考になれば嬉しいです( ˙꒳˙ )！！！
(こっそり書いてる人の実績を追加しておきます)
Aro/Aceに関するイベントのみの数値です。
個人的なオフ会やイベントは抜いてます✋
・主催回数 36回
・累計参加人数 1206人
・最高集客 1日120人
Aro/Ace以外では、セクマイ全体向け、Xジェンダー、バイセクパンセク向けなどをやりました〜。
今回は
☆企画について
企画するときに大切なことは「ターゲット」だと思います。
「セクマイ誰でも歓迎！」だとあまり人は集まりません。
「アセクシャルイベント！」の方が人は集まります。
参加者に「自分向けのイベントだ！」と思ってもらえることが大切かなぁと思います。
過去に「Xジェンダーでアセクシャルの人！」や「30代以上のAro/Aceの人！」というイベントをやりましたが、こちらもとても好評でしたので、ターゲットはなるべく絞った方が、参加者は参加しやすいのかなぁと思います。
日時について
基本的にわたしは「土曜日」の「13時〜18時の間で3時間」が理想的な開催時間だと思っています。
土日休みの方が多いと思うので、次の日が休みになる土曜日、そしてお昼ご飯を食べてから夜ご飯までの時間を意識して決めています。
イベント開催時間については2時間〜3時間にするようにしています。
2時間だと少し短く物足りなさがあるかと思いますので、テーマごとに部数を分けるときには2時間、一つのテーマでやるなら3時間にしています。
3時間を超えてくると人によっては長いと感じることもあるので、「イベント時間は3時間で、希望する人は残って少し話す、もしくは二次会」がいいかと思います。
会場について
会場には様々なタイプがあります。
今までイベント、オフ会を開催してきた場所では
- 地域の公民館やコミュニティセンター、レンタル会議室
- 居酒屋やカフェ、レストランなどの飲食店
- カラオケボックス
- レンタルハウスや部屋をモチーフにしたレンタルスペース
- 公園などの野外スペース
などがあります。
わたしが思う、それぞれのメリットデメリットは
地域の公民館やコミュニティセンター、レンタル会議室
→メリット
- 安い(地域のものなら無料の場合も)
- 大人数でも開催できる
→デメリット
- 借りられる条件があることが多い
- 会議室だと真面目な少しお堅めな雰囲気になりやすい
居酒屋やカフェ、レストランなどの飲食店
→メリット
- 各々が注文したもののだけ支払うことができる
- イベント会場というより二次会に向いてるとも思います
→デメリット
- 予約が必要になるので、ドタキャンが出た場合などがめんどくさい
- 周りの人に会話が聞こえてしまう心配がある
→メリット
- 他のお客さんに会話が聞こえる心配がない
- 会計がわかりやすい
→デメリット
- 歌わないことを考えるとすこし高い
- 密室感があり、初参加だとハードルが高い
イベントバー
→メリット
- お客さんが予約する必要がないので、参加のハードルが低い
- チャージ代と注文分を貰えばいいので参加費の設定がなく会計が楽
→デメリット
- バーに慣れていない人や未成年だと少し参加しづらいかも
- 貸切にしないと他のお客さんが入ってくる可能性がある
- ドリンクを作れる人が必要(バーの店員さんが手伝ってくれる場合もある)
レンタルハウスや部屋をモチーフにしたレンタルスペース
→メリット
- ほんわかしか明るい雰囲気になりやすい
- 会場の設備が整っていることが多い
→デメリット
- 高い。とにかく高い。ある程度参加者が集められないと赤字になってしまう
- だからといって安いところを選ぶとビックリ会場が待っています(体験談)
公園などの野外スペース
→メリット
- 会場費用が掛からない
→デメリット
- 雨や暑さ、寒さなど大変
- 周りの人に話が聞こえてしまうことも
こんな感じかと思います(他に思い出したらまた追加したいきます)
参加人数や参加者との仲良し度、理想のイベントの雰囲気などに合わせて選んでいくことが大切だと思います。
にじいろ学校のイベントでは、なるべく落ち着いて話せる雰囲気作り、参加ハードルが低いイベント作りを目指しているので、レンタルハウス、もしくはレンタルバーを使用させていただくことが多いです。
参加費と参加人数と当日スタッフ数ついて
まず参加費についてですが、わたしは会場と開催時間によって決めています。
会場費がかからない、比較的安い会議室を使うときは「500円〜1000円」
レンタルハウスを使うときは「1時間1000円」で計算しています。
これは個人的な意見ではありますが、会場費やその他費用がかかる場合は参加費無料は良くないです。主催が赤字になるイベントは良いイベントとは言えないと思います。
にじいろ学校ではイベントの会場費の他にも運営費用などがかかるので、ある程度儲けが出るように設定していますが、そうでない場合は会場費を参加人数で割る方法がオススメです。
その場合はその旨を告知の際に書き、「だいたいこのくらいになります。(もしくは最高でも○○円です。)」と書けば大丈夫だと思います。
そして参加人数についてですが、これは使う会場のキャパと当日参加できるスタッフの人数によって決めています。
基本的には「参加者5人につきスタッフ1人」で、考えています。
これは今までの経験上、「みんなが平等に話せるグループの最高人数が6人」だからです。
回すのが上手い人だともう少し大人数でも回せるのかもしれませんが、基本的には参加者5人に対してスタッフが1人つくのが良いかと思います。
なのでスタッフ1人で開催するなら、まず参加者は5人から始めてみるのをオススメします。
そして当日スタッフ数ですが、先ほど書いた通り「参加者5人に対してスタッフ1人」プラス受付や補佐で1人、を目安にすると良い思います。
参加者が20人ならスタッフは5人、30人なら7人がわたしの理想とする人数です。
長くなってしまったので、今回はここで終わりにします✋
次は告知編として告知を始めるタイミング、方法、申し込み方法やサイトについてなどを書いていこうかと思います〜✋
いつになるかはわかりません！！！！！！また仕事が早く終わったときにでも書こうかと思いますので、もし楽しみに待ったくれる方がいたらうちの職場に言ってください！！！(？)
もし何か「おい！これについて教えんかいこのやろー！！」的なことがありましたらぜひこちらにお願いします💁♀️
では！！！バイバイ👋！！！！
